• Rachunkowość budżetowa bez tajemnic
• Budżet samorządów
• Finanse z odpowiedzialnością
• Przepisy prawne i orzecznictwo
• Jednostki finansów publicznych
• Prawo zamówień publicznych
• Finanse samorządowe
• Finanse pod kontrolą
• Fundusze unijne
• Dotacje ze środków publicznych
• Daniny publiczne
• Dobre książki

Jak prawidłowo określić grupę docelową projektu

Każdy, kto starał się kiedykolwiek o środki Europejskiego Funduszu Społecznego wie, że napisanie projektu to nie lada sztuka. Zwłaszcza bez pomocy specjalistów przejście przez tysiące stron wytycznych nie należy do najprzyjemniejszych zajęć. Dlatego kontynuujemy cykl artykułów zawierających praktyczne wskazówki dotyczące przygotowania projektów w ramach Programu Operacyjnego Kapitał Ludzki.

Nie bez powodu w nazwie największego programu współfinansowanego ze środków Europejskiego Funduszu Społecznego znalazł się przymiotnik „ludzki". To właśnie ten program w największym stopniu kierowany jest do osób znajdujących się w trudniejszej sytuacji, potrzebujących różnorodnej pomocy, ale także do tych kreatywnych, chcących wprowadzać istotne zmiany na rynku pracy. Decyzja o tym, do kogo zdecydujemy się kierować projekt jest kluczowa i powinna następować równocześnie z analizą problemu oraz prawidłowym sformułowaniem celu.

Grupa docelowa projektu, czyli według nie obowiązującej już terminologii ,,beneficjenci ostateczni'', to nie kto inny, jak grupa osób lub podmiotów, które wezmą udział w projekcie. Przy wyborze owej grupy niezbędne jest przeprowadzenie, wspomnianej w pierwszym artykule ,,Poradnika dla wnioskodawców'', analizy interesariuszy, tak aby przed rozpoczęciem projektu  mieć możliwie jak najwięcej danych na temat uczestników, niemniej jednak realizacja projektu będzie wymagać od beneficjenta zadośćuczynienia kilku dodatkowym zasadom. Właściwy wybór uczestników jest tym bardziej istotny, że koszty niekwalifikowane najczęściej ponoszone są właśnie w związku z niepoprawnym formułowaniem grupy docelowej.

Liczba uczestników

Program Operacyjny Kapitał Ludzki został podzielony na działania nie tyle pod kątem typów projektów, ale właśnie ze względu na grupy docelowe. W ten sposób uzyskano konstrukcję, w której poza kilkoma wyjątkami nie jest możliwe jednoczesne wspieranie na przykład osób bezrobotnych i pracujących w ramach jednego projektu. Każdorazowo podejmując decyzję o wyborze właściwego działania w programie, konieczne jest precyzyjne określenie, jakiej grupy osób będzie dotyczył projekt.

Możliwości wyboru zostały określone w tabeli 3.2.1 we wniosku o dofinansowanie i to właśnie według tego wykazu sprawdzana jest na etapie realizacji poprawność realizacji projektu. Na podstawie tego wykazu konieczne jest także udowodnienie rzeczywistej liczby uczestników projektu i ich statusu na rynku pracy. Jak szacować liczbę uczestników i określać ich status, tak aby na etapie realizacji projektu nie musieć walczyć o każdego uczestnika?

Po pierwsze, szacując liczbę uczestników projektu trzeba pamiętać, że liczba osób zapisana w tabeli 3.2.1 musi być tożsama z rzeczywistą ilością osób, która zostanie zrekrutowana, czyli musi odpowiadać liczbie deklaracji uczestnictwa w projekcie. Specjaliści używają w tym przypadku skrótu myślowego i mówią ,,o ilości peseli w projekcie''. Nie ma znaczenia, ile razy osoba zakwalifikowana do projektu weźmie udział w szkoleniu czy innej formie wsparcia i choć wydaje się to dość proste, w poprzednim okresie programowania liczenie szkoleń zamiast rzeczywiście przeszkolonych osób nastręczyło beneficjentom wiele problemów.

Szacowanie liczby uczestników projektu jest uzależnione także od sytuacji na terenie, gdzie ma być realizowany projekt. Dokładna analiza chęci wzięcia udziału w projekcie jest nieodzownym elementem planowania. Może się bowiem okazać, że nawet w miejscach, gdzie na przykład wysoki poziom bezrobocia wskazywałby na konieczność realizacji projektu na rzecz osób niepracujących, zabraknie osób chętnych do projektu o charakterze szkoleniowym czy doradczym.

Pamiętaj o szarej strefie

Trzeba pamiętać, że osoby bezrobotne otrzymują wsparcie ze strony powiatowych urzędów pracy, a w rejestrach pozostaje wiele osób niezainteresowanych podwyższaniem bądź też zmianą kwalifikacji zawodowych. Szara strefa, pozostająca poza zasięgiem oficjalnych danych, ma istotny wpływ na powodzenie projektu kierowanego do tej grupy odbiorców i konieczne jest branie jej pod uwagę. Pojawia się zatem pytanie, jak nie przeszacować ilości chętnych.

Po pierwsze, nie należy zakładać, że wszystkie osoby spełniające główne kryterium grupy docelowej będą zainteresowane udziałem w projekcie; część z nich może także pozostawać poza zasięgiem projektu z obiektywnych przyczyn, takich jak na przykład długotrwałe zwolnienia lekarskie. Pojawia się zatem dodatkowa kwestia samodzielnego uwzględniania dodatkowych kryteriów zawężających grupę docelową. Niejednokrotnie projektodawcy chcąc jak najbardziej precyzyjnie określić uczestników, starają się w opisie zawrzeć możliwie jak najwięcej informacji, nakładając na siebie dodatkowe obostrzenia w procesie rekrutacji.

W ten sposób, oprócz określenia w tabeli 3.2.1 chociażby liczby osób bezrobotnych, w opisie grupy docelowej pojawia się uszczegółowienie, że wszyscy uczestnicy projektu będą absolwentami do 25 roku życia, bez doświadczenia zawodowego. Konsekwencją takiego sformułowania jest fakt, że na etapie rekrutacji każdy uczestnik projektu - oprócz przedstawienia zaświadczenia z powiatowego urzędu pracy o pozostawaniu w rejestrze osób bezrobotnych - nie będzie mógł mieć ukończonych 25 lat oraz będzie musiał przedstawić dyplom lub świadectwo ukończenia szkoły nie starsze niż jeden rok. Jeśli dodatkowo obszar realizacji projektu zostanie ograniczony na przykład do terenu jednej gminy, to liczba osób spełniających rygorystyczne kryteria projektu drastycznie maleje.

Tak skonstruowany projekt, aby nie nastręczał problemów na etapie realizacji, musi być poparty dokładną analizą interesariuszy. Nie oznacza to oczywiście, że na etapie składania wniosku beneficjent musi mieć listę osób znanych mu z imienia i nazwiska. Wstępne deklaracje uczestnictwa w projekcie są często pomocne, niemniej jednak w żadnym wypadku nie należy umieszczać nazwisk osób we wniosku, gdyż w razie jakiejkolwiek zmiany konieczne będzie aneksowanie umowy.

Bezrobotny z urzędu pracy

Liczba uczestników projektu powinna być na tyle elastyczna, by w każdym momencie realizacji rezygnacja jednego uczestnika nie powodowała kłopotów z rekrutacją kolejnego. W przypadku osób bezrobotnych sytuacja jest szczególnie złożona, a fakt ten wynika z konieczności odniesienia się do ustawy o promocji zatrudnienia i instytucji rynku pracy, która warunkuje świadczenie pomocy tej grupie osób i choć dotyczy przede wszystkim wydatkowania środków z Funduszu Pracy, którym dysponują powiatowe urzędy pracy, jej zapisy mają realny wpływ na realizację projektu współfinansowanego z EFS. Już definicja osoby bezrobotnej, którą należy zastosować w projekcie jest oparta na zapisach tejże ustawy i oznacza osobę pozostającą w rejestrze osób bezrobotnych, podczas gdy osoba niepracująca, ale nie zarejestrowana takiego statusu już nie posiada i nie można jej w projekcie określić jako osoby bezrobotnej.

Realizując projekt na rzecz tej grupy konieczne jest także rozważenie współpracy z lokalnym powiatowym urzędem pracy, gdyż ten ma narzędzia pozwalające skutecznie zniechęcić uczestników do naszego projektu. Jak to możliwe? Ustawa precyzyjnie określa, że osoba która postaje w rejestrze bezrobotnych musi być gotowa do podjęcia zatrudnienia, a jeśli w takowej gotowości nie pozostaje, powiatowy urząd pracy ma prawo pozbawić ją statusu osoby bezrobotnej, a w konsekwencji ubezpieczenia zdrowotnego i zasiłku.

Rekrutując osoby bezrobotne do projektu, przewidując dla nich na przykład szkolenia w godzinach od 8:00 do 16:00, musimy mieć świadomość, że powiatowy urząd pracy może upomnieć się o ich gotowość do podjęcia zatrudnienia i takie rozwiązania miały już miejsce w przeszłości.
Taka sytuacja wydaje się głęboką niesprawiedliwością wobec osób bezrobotnych na własną rękę szukających możliwości dokształcania się, ale niestety przepisy dają pierwszeństwo urzędom w troszczeniu się o interesy swoich podopiecznych, choć troska ta ma dość ograniczony wymiar z uwagi na zapisy tej samej ustawy. Przykład ten uświadamia, jak dokładną wiedzę na temat uczestników i ich sytuacji powinien mieć beneficjent określając grupę docelową projektu.

Na etapie planowania niezbędne jest zatem dokładne przeanalizowanie sytuacji osób, do których skierowany jest projekt, a to nie jest możliwe bez znajomości konkretnych definicji kryjących się pod określeniami zawartymi we wniosku, a także zapisanymi w Szczegółowym Opisie Priorytetów PO KL. Błąd w określeniu grupy w odniesieniu do działania, w ramach którego ma być realizowany projekt może skutkować odrzuceniem wniosku z przyczyn formalnych (...).

Menedżer działu szkoleń i konferencji w redakcji "Funduszy Europejskich". Zrealizowała kilka dużych projektów w ramach programu Kapitał Ludzki