• Rachunkowość budżetowa bez tajemnic
• Budżet samorządów
• Finanse z odpowiedzialnością
• Przepisy prawne i orzecznictwo
• Jednostki finansów publicznych
• Prawo zamówień publicznych
• Finanse samorządowe
• Finanse pod kontrolą
• Fundusze unijne
• Dotacje ze środków publicznych
• Daniny publiczne

Dotacja rozwojowa w instytucjach kultury

Pytanie

Jesteśmy samorządową instytucją kultury, realizujemy projekt z dotacji rozwojowej (EFS PO KL). Dotacja została przekazana do naszej gminy, która jest organizatorem, następnie została przekazana na wyodrębniony przez nas rachunek bankowy ze wskazaniem: dział 853 rozdział 85395, 85% - § 2008, 15% - § 2009. Zgodnie z zawartą umową zobowiązani jesteśmy do prowadzenia wyodrębnionej ewidencji wydatków dotyczących projektu. Muszę do tego stworzyć politykę rachunkowości, a w szczególności wybrać sposób ujęcia w księgach rachunkowych tej dotacji. Mój problem polega na tym, że nie bardzo mam pojęcie, jak się do tego zabrać. Instytucja kultury nie stosuje paragrafów wydatków. Czy do rozliczenia tej dotacji muszę zastosować klasyfikację budżetową?

Odpowiedź

Instytucje kultury nie stosują klasyfikacji budżetowej, w związku z uregulowaniami art. 3. ust. 1. ustawy z 25.10.1991 r. o organizowaniu i prowadzeniu działalności kulturalnej (t.j. z 2001 r. Dz.U. Nr 13, poz. 123 ze zmianami) w którym ustalono, że działalność kulturalną mogą prowadzić osoby prawne, osoby fizyczne oraz jednostki organizacyjne nie posiadające osobowości prawnej, i nie stanowi ona działalności gospodarczej w rozumieniu odrębnych przepisów, a w zakresie nieuregulowanym przepisami ustawy dotyczącymi organizowania i prowadzenia działalności kulturalnej oraz przepisami o działalności pożytku publicznego i o wolontariacie, stosuje się przepisy o prowadzeniu działalności gospodarczej.

Instytucje kultury, których organem prowadzącym jest administracja rządowa lub jednostki samorządu terytorialnego, zgodnie z art. 4 ustawy z 30.06.2005 o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) zalicza się do sektora finansów publicznych, w związku z tym część zasad gospodarki finansowej instytucji, nie ustalona w przepisach o prowadzeniu działalności gospodarczej, jest zależna również od przepisów tej ustawy.

Zgodnie z art. 27 ustawy o instytucjach kultury, instytucja gospodaruje samodzielnie przydzieloną i nabytą częścią mienia oraz prowadzi samodzielną gospodarkę w ramach posiadanych środków, kierując się zasadami efektywności ich wykorzystania. Co w kontekście uregulowań ustawy z 30.06.2005 o finansach publicznych (Dz.U. Nr 249, poz. 2104 ze zm.) nie jest tożsame z uregulowaniami art. 35, który wskazuje, że wydatki publiczne mogą być ponoszone na cele i w wysokości ustalonych w ustawie budżetowej, uchwale budżetowej jednostki samorządu terytorialnego i w planie finansowym jednostki sektora finansów publicznych (w instytucjach kultury plan finansowy przyjmuje nazwę - plan działalności) pamiętając, aby dokonywać wydatków zgodnie z przepisami dotyczącymi poszczególnych rodzajów wydatków.

Pomimo planowania przychodów i kosztów niewątpliwe jest, że instytucje ponoszą wydatki na cele publiczne, a część z nich staje się ich kosztami, które powinny być dokonywane:

• w sposób celowy i oszczędny, z zachowaniem zasady uzyskiwania najlepszych efektów z danych nakładów; jak to osiągnąć kierując się zasadami efektywności ich wykorzystania? Najistotniejsze staje się osiągnięcie zamierzonego efektu, niekoniecznie w sposób oszczędny (kiepska, tj. tania scenografia nie zapewni odpowiedniego efektu artystycznego i nie wywoła odpowiednich emocji u odbiorców, nie oznacza to jednak możliwości „szastania" środkami finansowymi),
• w sposób umożliwiający terminową realizację zadań;
• w wysokości i terminach wynikających z wcześniej zaciągniętych zobowiązań.

Przy czym, dla zachowania odpowiedniej jakości dokonywanych wydatków, których przedmiotem są usługi, dostawy lub roboty budowlane, instytucje mają zawierać umowy na zasadach określonych w przepisach o zamówieniach publicznych. Przy zbywaniu środków trwałych instytucje stosują przepisy dotyczące przedsiębiorstw państwowych.

Podstawą gospodarki finansowej instytucji kultury jest plan działalności instytucji, zatwierdzony przez dyrektora (najlepiej w drodze zarządzenia, aby spełnić wymogi formalne) z zachowaniem wysokości dotacji organizatora (podmiotowej na bieżącą działalność podstawową). Plan działalności instytucji kultury zawiera w miarę potrzeb:

• plan usług,
• plan przychodów i kosztów,
• plan remontów i konserwacji środków trwałych,
• plan inwestycji, w tym inwestycji kapitałowych,

a w przypadku państwowych instytucji kultury, których organizatorem jest minister właściwy do spraw kultury i ochrony dziedzictwa narodowego, także plan dofinansowań dla podmiotów prowadzących działalność kulturalną.

W polityce rachunkowości opracowywanej na podstawie art. 10 ustawy z 29.09.1994 r. o rachunkowości (t.j. z 2002 r. Dz.U. Nr 76, poz. 694 ze zmianami) niezbędne jest dokonanie zmian, które pozwolą w sposób prawidłowy rozliczyć otrzymaną dotację, bez stosowania podziałki klasyfikacji budżetowej.

W zasadach dotyczących sposobu ujęcia zdarzeń gospodarczych i operacji finansowych, tzn. w zakładowym planie kont, należy wprowadzić taki podział ewidencji, który umożliwi dokonanie odpowiednich rozliczeń. Warto zatem w analityce dokonać podziału wydatków na te, które będą realizowane w ramach 85% oraz 15% otrzymanej dotacji. Proponuję zastosowanie takiego podziału, przy użyciu kont zespołu 5, co pozwoli z chwilą sporządzania wydruku zestawienia sald i obrotów udokumentować stan realizacji wydatków. Symbolika tych kont może być dowolnie przyjęta, czyli np. 501-85, 501-15.

Jedno z pytań, które należy sobie zadać, brzmi, czy wydatki w ramach otrzymanej dotacji, to wydatki związane z podstawową działalnością czy może pomocniczą instytucji. Jeśli prowadzona jest aktualnie ewidencja, przy zastosowaniu zespołu kont „5", to nowe konto z dodatkowym podziałem (...-85 i ...-15) powinno być przypisane do odpowiedniego konta działalności podstawowej lub pomocniczej.

W związku z powyższym prawidłowa ewidencja może zostać ustalona przykładowo:

• przy założeniu funkcjonowania następujących kont:

Konto 133 - Rachunek bankowy środków z dotacji

Konto 203 - Zobowiązania z kontrahentami w ramach rozliczeń z dotacji PO KL

Konto 491 - Rozliczenie kosztów prostych/rodzajowych

Konto 641 - Koszty międzyokresowe

Konto 741 - dotacja rozwojowa z budżetu JST

Konto 500 - Koszty w ramach działalności podstawowej (z podziałem ...-85 i ...-15)

Konto 501 - Koszty w ramach działalności pomocniczej (z podziałem ...-85 i ...-15)

• w ramach działalności podstawowej

                        dla podstawowych operacji:

            wpływ dotacji - Wn 133, Ma 741

            zaciągnięte zobowiązanie - Wn konto zespołu „4", Ma 203

            oraz zapis równoległy Wn 500, Ma 491 lub 641

            dokonanie płatności (wyciąg bankowy) - Wn 203 Ma 133

• w ramach działalności pomocniczej

            wpływ dotacji - Wn 133, Ma 741

            zaciągnięte zobowiązanie - Wn konto zespołu „4", Ma 203

            oraz zapis równoległy Wn 501, Ma 491 lub 641

            dokonanie płatności (wyciąg bankowy) - Wn 203 Ma 133

W dokumentacji zasad rachunkowości, tzn. w zakładowym planie kont, należy szczegółowo opisać funkcjonowanie poszczególnych kont, aby uniknąć kłopotów w czasie kontroli prawidłowości rozliczenia wydatków/kosztów z dotacji rozwojowej, a ponadto należy uwzględnić uregulowania zawarte w umowie na realizację zadań w ramach dotacji rozwojowej. Warto, aby te zasady stanowiły dodatkowy załącznik do dokumentacji zasad polityki rachunkowości.

Autor jest specjalistą ds. rachunkowości.